GDPR – INTEGRITETSPOLICY
Integritetspolicy El & värmeservice i Väst AB
ALLMÄNT
Denna policy avseende integritet och marknadsföring (”Integritetspolicy”) beskriver hur El & Värmeservice i väst AB org. nr 559063-8986, Kvarnbergsvägen 28, 444 47 Stenungsund (“El & värmeservice i väst”) samlar in, använder, sprider och lagrar dina personuppgifter.
Du ska alltid känna dig trygg när du lämnar dina personuppgifter till oss. Vi vill med denna Integritetspolicy visa hur vi säkerställer att dina personuppgifter behandlas i enlighet med gällande dataskyddslagstiftning.
PERSONUPPGIFTSANSVARIG
El & Värmeservice i väst är personuppgiftsansvarig behandling av dina personuppgifter och ansvarar för att behandlingen sker i enlighet med tillämplig lagstiftning.
VAD ÄR EN PERSONUPPGIFT?
All information som direkt eller indirekt kan kopplas till en idag levande fysisk person är att anse som personuppgifter. Det innebär att t.ex. följande är att anse som personuppgifter:
namn, adresser, telefonnummer, fotografier. Krypterade uppgifter och olika slags elektroniska identiteter (t.ex. IP-nummer) är också personuppgifter ifall de kan kopplas till fysiska personer.
INSAMLING OCH BEHANDLING AV PERSONUPPGIFTER
Behandling av personuppgifter är allt som sker med personuppgifterna. Varje åtgärd som vidtas med personuppgifter utgör en behandling, oberoende av om den utförs automatiserat eller ej. Behandling av personuppgifter inkluderar all hantering av personuppgifter, såsom insamling, bearbetning, registrering, sammanlänkning, spridning och lagring.
HUR SAMLAS UPPGIFTERNA IN?
Vi samlar in dina personuppgifter direkt från dig när du kontaktar oss, besöker vår hemsida, gör en förfrågan eller lägger en beställning. Information om dig samlas in vid dessa tillfällen för att du ska kunna ingå avtal med oss och för att vi ska kunna tillhandahålla våra produkter och tjänster till dig.
Utöver de uppgifter som vi samlar in från dig kan vi också samla in personuppgifter från någon annan, dvs. från tredje part. Vi hämtar information från offentliga register via tredjepartstjänster för adressuppdatering, t.ex. Visma, för att kontrollera att vi har rätt kontaktuppgifter till dig. Vi hämtar uppgifter om kreditvärdighet från kreditvärderingsinstitut, upplysningsföretag eller banker, t.ex. UC. Vi hämtar uppgifter om fastighetsbeteckning från t.ex. Metria.
VILKA PERSONUPPGIFTER BEHANDLAR VI?
Vi samlar in och behandlar följande kategorier av personuppgifter om dig som kund, potentiell kund eller kontaktperson hos våra leverantörer. Vi samlar endast in och behandlar de personuppgifter som är berättigade för ändamålet.
- Kontaktuppgifter såsom namn, adress, telefonnummer och e-postadress.
- Identifikationsnummer dvs. personnummer och organisationsnummer.
- Fastighets- och lägenhetsbeteckning
- Orderinformation såsom ordernummer, beställda produkter eller tjänster, orderdatum, pris och köphistorik.
- Betalningsuppgifter såsom betalningssätt, belopp och betalningshistorik.
- Finansiell information såsom kreditupplysningar.
- Korrespondens och annan information såsom anteckningar och e-postmeddelanden i olika ärenden tex. förfrågningar, tidsbokningar, serviceåtaganden och garantier.
- Användarinformation från vår hemsida såsom IP-adress och enhetsinformation.
NÄR BEHANDLAR VI DINA PERSONUPPGIFTER OCH VAD ANVÄNDS DE TILL?
För att kunna:
- Tillhandahållande av produkter och tjänster inom företagets verksamhet
- Annan kommunikation om produkter och tjänster
- Direktmarknadsföring
- Informationssäkerhet
- Efterleva lagar
- eller när du på annat sätt har kontakt med El & Värmeservice i väst.
Enligt gällande dataskyddsförordning får personuppgifter bara samlas in för ”särskilda, uttryckligt angivna och berättigande ändamål.
För att vi lagligen ska få behandla dina personuppgifter krävs det att någon av följande grunder är uppfylld:
1. behandlingen är nödvändig för att vi ska kunna fullgöra vårt avtal med dig,
2. behandlingen är nödvändig för att vi ska kunna fullgöra en rättslig förpliktelse som vi
har (dvs om vi har en legal skyldighet att göra något enligt en annan lag, tex bokföringslagen),
3. Behandling är nödvändig för berättigande intressen hos oss och att dina intressen av skydd för dina personuppgifter inte väger tyngre (intresseavvägning), eller
4. i specifika fall, efter att du har lämnat ditt samtycke till just den behandlingen.
För att vi ska kunna tillhandahålla våra produkter och tjänster till dig behöver vi behandla och hantera dina personuppgifter. Nedan följer exempel på för vilka ändamål vi behandlar dina personuppgifter och med vilken rättslig grund vi gör detta.
Viss behandling kan kräva den rättsliga grunden samtycke. I sådana fall kommer vi att hämta in ditt samtycke för just den behandlingen innan sådan behandling påbörjas.
TILLHANDAHÅLLANDE AV PRODUKTER OCH TJÄNSTER
VARFÖR BEHANDLAR VI DINA PERSONUPPGIFTER?
Vi samlar in och behandlar dina personuppgifter för olika ändamål. Dessa ändamål bestämmer vad vi får använda dina personuppgifter till.
1) Hantera förfrågningar och lämna offerter
För att vi ska kunna hantera förfrågningar och lämna offerter behöver vi bla. behandla dina kontaktuppgifter och eventuellt information om din fastighets- eller lägenhetsbeteckning.
2) Hantera beställningar och köp
För att kunna hantera beställningar och köp samt uppfylla våra åtagande till dig som kund behöver vi behandla fler personuppgifter om dig. Vi behöver bla. kunna identifiera dig, bekräfta din beställning, boka in tider med dig, säkerställa din fastighetsbeteckning, bedöma vilka betalningssätt vi kan erbjuda dig baserat på finansiell information, och hantera betalningar från dig. Vidare behöver vi också behandla dina personuppgifter för att kunna hantera våra åtagande vid reklamations- och garantiärenden avseende köpta produkter och tjänster.
3) Information om och marknadsföring av våra produkter och tjänster
Vi behandlar också dina personuppgifter för att kunna informera dig om och marknadsföra oss och våra produkter och tjänster. Denna behandling är nödvändig för vårt berättigade intresse att utveckla, förbättra och sälja produkter och tjänster samt behålla en god kundkontakt med dig som kund.
VILKA ÄR DE LEGALA GRUNDERNA FÖR BEHANDLINGEN AV DINA PERSONUPPGIFTER
För att vi ska ha rätt att samla in och behandla dina personuppgifter måste det finnas en laglig grund för varje ändamål som uppgifterna behandlas för. De lagliga grunderna som vi baserar vår behandling på är följande:
1) Rättslig förpliktelse
Denna grund innebär att vår behandling är nödvändig för att fullgöra en rättslig förpliktelse som krävs av El & Värmeservice i väst, exempelvis att dokumentera betalningsuppgifter för att uppfylla kraven i bokföringslagen.
2) Avtalsförpliktelser
Denna grund innebär att behandlingen är nödvändig för att fullgöra ett avtal med dig som kund eller för att kunna ingå avtal i ett senare skede. Vid beställning eller köp behandlar vi dina uppgifter för att fullgöra våra skyldigheter. Då kan det t.ex. vara nödvändigt att vi registrerar dina kontaktuppgifter, ditt personnummer och din fastighetsbeteckning så vi kan fullgöra vår skyldighet att leverera produkten eller tjänsten enligt avtal. Det kan också vara nödvändigt att vi gör en kreditupplysning för att säkerställa din betalningsförmåga.
3) Berättigat intresse
Behandling av personuppgifter för informations- och marknadsföringsändamål behandlas baserat på El & Värmeservice i väst berättigade intresse att marknadsföra sina produkter och tjänster. Utskick av e-post eller SMS förutsätter dock, om du inte är tidigare kund, att du lämnat samtycke enligt Marknadsföringslagen.
HUR LÄNGE SPARAS UPPGIFTERNA?
Vi kommer att spara dina personuppgifter så länge som det är nödvändigt för att fullgöra de ändamål som uppgifterna behandlas för. Lagringsperioden beror alltså på för vilket ändamål som uppgifterna behandlas. Därutöver kan vi komma att spara uppgifterna längre om det behövs för att fastställa, försvara eller göra gällande rättsligt anspråk, t.ex. om det pågår en tvist. Vi genomför regelbundet gallringar och ta bort personuppgifter som inte längre är nödvändiga.
VILKA KAN VI KOMMA ATT DELA DINA PERSONUPPGIFTER MED?
I de fall det är nödvändigt för att vi ska kunna erbjuda våra tjänster delar vi dina personuppgifter med företag som är personuppgiftsbiträden för oss. Ett personuppgiftsbiträde är ett företag som behandlar informationen för vår räkning och enligt ett skriftligt biträdesavtal. Vi har personuppgiftsbiträden som hjälper oss med:
1) Transporter (logistikföretag och speditörer).
2) Betallösningar (kortinlösande företag, banker och andra betaltjänstleverantörer).
3) Marknadsföring (print och distribution, sociala medier, mediebyråer eller reklambyråer).
4) IT-tjänster (företag som hanterar nödvändig drift, teknisk support och underhåll av våra
IT-lösningar).
När dina personuppgifter delas med personuppgiftsbiträden sker det endast för ändamål som är förenliga med de ändamål för vilka vi har samlat in informationen (t.ex. för att kunna uppfylla våra åtaganden enligt köpeavtalet och våra allmänna köpevillkor). Vi delar även dina personuppgifter med vissa företag som är självständigt personuppgiftsansvariga. Att företaget är självständigt personuppgiftsansvarig innebär att det inte är vi som styr hur informationen som lämnas till företaget ska behandlas.
Självständiga personuppgiftsansvariga som vi delar dina personuppgifter med är:
1) Statliga myndigheter (polisen, skatteverket eller andra myndigheter) om vi är skyldiga att
göra det enligt lag eller vid misstanke om brott.
2) Företag som erbjuder betallösningar (kortinlösande företag, banker och andra
betaltjänstleverantörer).
När dina personuppgifter delas med ett företag som är självständigt personuppgiftsansvarig gäller det företagets integritetspolicy och personuppgiftshantering.
Hur skyddar vi dina personuppgifter?
Vi vidtar lämpliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder för att säkerställa att all information som vi behandlar skyddas från att obehöriga får del av den. Endast behöriga som faktiskt behöver behandla dina personuppgifter för att vi ska kunna uppfylla våra angivna ändamål har tillgång till informationen om dig och deras hantering av informationen är strikt reglerad.
DINA RÄTTIGHETER
Du har rätt att veta vad vi gör med dina personuppgifter som till exempel när och hur dina personuppgifter behandlas och varför. Du har dessutom rätt att i vissa fall få ut dina personuppgifter eller få de flyttade, rättade raderade eller blockade. Nedan listar vi upp vilka rättigheter du har och hur du kan utnyttja dem.
RÄTT TILL TILLGÅNG
Du har rätt att kostnadsfritt få information om vilka personuppgifter om dig vi behandlar (ett så kallat registerutdrag). Begäran om sådant utdrag ska göras skriftligt och vara undertecknad av dig. Detta kommer sedan skickas till din folkbokföringsadress. Observera att vi endast lämnar ut sådana uppgifter som vi med säkerhet vet tillhör dig. Begäran skickar du till adressen nedan. Märk kuvertet ”Registerutdrag”.
El & Värmeservice i väst AB, Kvarnbergsvägen 27, 444 47 Stenungsund
RÄTT TILL RÄTTELSE
Vi ansvarar för att de personuppgifter som vi behandlar är korrekta och uppdaterade. Vi kommer på din begäran att så snabbt som möjligt rätta de felaktiga eller ofullständiga uppgifter vi behandlar om dig. Detta gäller dock inte om det skulle visa sig vara omöjligt eller innebära en alltför betungande insats.
RÄTT TILL RADERING
Vi sparar dina Kunduppgifter så länge som du är kund hos oss. När avtalet mellan oss har upphört raderas de (eller anonymiseras) enligt definierade gallringsprinciper, förutom då vi enligt lag är skyldiga att spara dem under en längre tid (exempelvis enligt bokförings och skattelagstiftning). Vi kommer då att avsluta den behandling som görs för andra ändamål än att följa lagstiftningen. För att skydda dig och den enskilde måste man komma in personligen i vår butik, kontor eller anläggning och legitimera sig så radering sker med i enlighet med att vi vidtagit nödvändiga åtgärder.
RÄTT TILL BEGRÄNSNING AV BEHANDLING
Du har rätt att i vissa fall kräva att den behandling av dina personuppgifter vi gör ska begränsas. Med begränsning menas att personuppgifterna kommer markeras så att dessa i framtiden endast får behandlas för vissa avgränsade syften. Rätten till begränsning gäller bland annat om du anser att personuppgifterna är felaktiga och har begärt rättelse. I sådana fall kan du även begära att vår behandling av dina personuppgifter begränsas under tiden personuppgifternas korrekthet utreds.
RÄTT TILL INVÄNDNING
Du har rätt att invända mot den behandling av dina personuppgifter som vi gör med stöd av intresseavvägning. I så fall behöver du specificera vilken behandling du invänder mot. Vid sådan invändning får vi endast fortsätta utföra behandlingen om vi kan visa att det finns tvingande berättigande skäl till att personuppgifterna måste behandlas som väger tyngre än dina intressen.
Om dina personuppgifter behandlas för direkt marknadsföring har du alltid rätt att när som helst invända mot behandlingen genom att skicka ett mail till info@elvs.se. När vi mottagit din invändning kommer vi att upphöra med att behandla personuppgifterna för sådant marknadsföringsändamål.
RÄTT TILL DATAPORTABILITET
Det innebär en rätt att under vissa förutsättningar få ut och överföra dina personuppgifter i ett strukturerar, allmänt använt och maskinläsbart format till en annan personuppgiftsansvarig.
KLAGOMÅL
Om du anser att vi behandlar dina personuppgifter i strid med gällande dataskyddsförordning bör du anmäla detta till oss så fort som möjligt. Du kan även vända dig direkt till Datainspektionen/Integritetsskyddsmyndigheten och lämna in ditt klagomål.
UPPDATERINGAR AV INFORMATIONSTEXTEN
Denna informationstext uppdaterades senast den 17 mars 2020 och kan komma att ändras. Om vi gör väsentliga ändringar i texten kommer vi publicera en ny version på vår webbplats.
KONTAKTA OSS
Om du har några frågor eller funderingar om behandlingen av dina personuppgifter, hör gärna av dig till oss.
El & Värmeservice i väst AB
Kvarnbergsvägen 27
444 47 Stenungsund
0736-29 33 00
info@elvs.se